La digitalización ha tocado muchas esferas, de eso no hay duda. Pero ha sido bastante más progresivo de lo que parece, siendo que pasó a incluirse de la siguiente manera en tres grandes aristas: como red social con los foros, consumo de contenido multimedia para el entretenimiento y la difusión de contenido académico. Aún así, hay dos aspectos que han tardado más en extenderse: el trabajo y los estudios online, y la validez de la documentación legal.
Este último aspecto hay que destacarlo, puesto que los documentos siguen requiriendo ser “papeles”, por cuestión de autenticidad y de validez. Pero esta necesidad no cambia el hecho de lo imperante y urgente de la digitalización. Ante esto, los software dedicados a las firmas electrónicas vienen a solucionar este problema.
¿Qué es una firma digital y cuáles son sus ventajas?
Una firma electrónica es un digital que tiene la misma validez que una firma convencional. Sirve para firmar documentos electrónicos, como su nombre lo indica, desde los dispositivos que permita la aplicación que se utilice.
Las firmas digitales tienen una utilidad especial. No solo porque no hay la necesidad de desplazarse, sino también porque el documento no se ve comprometido. La entrega del documento en formato electrónico es más fácil y flexible. Las partes pueden leerlo con comodidad desde cualquier dispositivo.
La inmediatez es una ventaja a resaltar. Ya que permite validar documentos vía online, con su consiguiente envío instantáneo. Esto da pie a que tanto el trabajo online como aquellas posesiones que quieren de una firma puedan continuarse haciendo con libertad, sin depender de un encuentro físico. Hacer una declaración de la renta, documentos contables, contratos y similares es totalmente factible.
¿La firma electrónica es segura y tiene validez?
Aunque no lo parezca, la firma electrónica no se puede falsificar. Claro está, es necesario utilizar el software especializado en este servicio. Se enfocan en tomar medidas de seguridad que respaldan la veracidad y la integridad del firmante y del documento. Solo de esta manera es posible hacer uso de una firma electrónica con todas sus implicaciones, ya que no es solo digitalizar el dibujo de una firma tradicional.
La seguridad de la firma electrónica
La firma digital añade validez legal al documento, no tiene menor relevancia que una firma con tinta. Se puede adjuntar una firma digital a un documento digitalizado para identificar al autor, probar la conformidad o inconsistencia del contenido, indicar que ha sido leído y garantizar que el contenido no puede ser alterado.
También permite asociar legalmente su identidad o la de su empresa a un mensaje o documento. Además, al tratarse de un documento digital, es factible almacenar copias de respaldo con facilidad.
Firmas electrónicas legalmente válidas
Existen varias herramientas para crear firmas electrónicas, pero deben estar certificadas y cumplir ciertas normas. Las firmas electrónicas europeas están reconocidas por la legislación de la UE y certifican el cumplimiento del reglamento eIDAS. Esto significa que tienen valor legal y son ideales para los servicios comerciales y la logística empresarial.
Los criterios básicos que deben cumplir estas firmas electrónicas: la autentificación del firmante, la prueba de conformidad y un sello electrónico que garantice la integridad del documento firmado.
El Reglamento eIDAS legaliza la firma electrónica en Europa
Para quienes hacen negocios en Europa, el eIDAS es una buena noticia. Este reglamento simplificará y normalizará las firmas e identidades digitales en toda Europa para crear un «mercado único digital». Ahora es mucho más fácil para trabajadores, empresas y sus clientes realizar transacciones digitales seguras en los Estados miembros de la Unión Europea.
Cómo puedes obtener tu firma electrónica
Los pasos para la obtención de la firma electrónica son sencillos:
- Acceder a la web de FNMT, en el apartado de persona física. Hay que buscar la opción que es para obtener un certificado software.
- Llenar el formulario con todos los datos requeridos para enviar la solicitud. Al correo llegará un código de confirmación de identidad que hay que guardar para completar la gestión.
- Asistir a un organismo público para validar la identidad, una vez haya sido validad la solicitud vía correo.
- Descargar el certificado digital. Por motivos de seguridad, debe hacerse desde el mismo navegador en el que se llenó la solicitud.
El certificado se puede cargar a los siguientes software, para comenzar a firmar documentos:
- Online Signature:
- Scrive;
- Synatura;
- Signaturae:
- Signeasy;
- Significant;
- DocuSign;
- cualquier otro que tenga un respaldo y cumpla con el reglamento de la UE.
Al rubricar un documento, estos software permitirán que la firma electrónica se realice con todos los protocolos de seguridad correspondientes, incluso sin conexión a Internet.